Vorbereitung einer Messebeteiligung

Vorbereitung einer Messebeteiligung. Bevor Sie sich dazu entschließen, an einer Messe teilzunehmen, sollten Sie sich unbedingt eine Liste mit Begründungen anlegen, warum Sie an dieser Messe teilnehmen wollen. Anschließend erstellen Sie eine möglichst längere Liste mit Gründen, warum eine Messeteilnahme nicht ratsam wäre. Diesem Erkenntnisprozess sollten Sie im Team, in einem Brainstorming, zur Entwicklung verhelfen.

Steht Ihr Entscheidung fest und die Teilnahme an einer Messe ist beschlossen, so sollten Sie sehr planvoll vorgehen, denn jede Messebeteiligung ist eine erhebliche Investition, sie birgt große Chancen aber auch die Gefahr wirtschaftlicher Verluste, wenn bei der Messeplanung grobe Fehler gemacht werden.

Unsere folgenden Empfehlungen sollen Ihnen im Rahmen unserer kostenfreien Messeberatung dabei behilflich sein, einen ersten Plan in Händen zu halten:

Ihr Auftritt

Beschaffen Sie sich Informationen über die Messe und über die vergangenen Messen vor der Vorbereitung einer Messebeteiligung. Das Internet, Ihr Wirtschaftsverband und der Veranstalter können Ihnen dabei helfen.
Setzen Sie klare Messeziele und entwickeln Sie daraus einen Slogan für Ihren Messeauftritt.
Visualisieren Sie diesen Slogan oder lassen Sie ihn visualisieren. Das kann ein Foto sein, eine grafische Darstellung, sowie ein Film. Wichtig ist, dass es sich als Blickfang eignet, kann jedoch sein was immer Ihnen einfällt, um Ihnen, Ihren Mitarbeitern und den Messebesuchern Ihren Messeslogan dauerhaft zu vermitteln.
Erstellen Sie einen sehr detaillierten Vorgehens – und Ablaufplan, in dem Sie festhalten wie Sie Ihre gesetzten Messeziele erreichen wollen.
Legen Sie für jeden einzelnen Messetag die Ziele fest. Das können verschiedene Ziele sein wie, Anzahl der Besucher, die den Messestand betreten haben, Anzahl der Kontakte , bei denen es zum Austausch von Visitenkarten kam, Anzahl der Besucher, die einen festen Termin für ein „Nach-der-Messe-Gespräch“ vereinbart haben. Unsere Messeberatung könnte hier noch viele Beispiele anführen, doch Ihr Unternehmen ist so einzigartig, dass Sie selbst, am Besten im Team, Ihre individuellen Tages–Messeziele festlegen müssen. Bedenken Sie auch, dass nicht jeder Messetag gleich viele Besucher hat. Statistiken darüber kann Ihnen der Messeveranstalter zur Verfügung stellen.

Ihre Zielgruppe

Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe oder Zielgruppen. Hierzu ermitteln Sie die wichtigsten Ansprechpartner, die Sie auf der Messe gerne treffen möchten.

Legen Sie die wahrscheinlichsten Erwartungshaltungen Ihrer Messebesucher fest und stimmen Sie Ihre Vorhaben und Aktivitäten darauf ab. Beispiel: Es mag zwar ein überholtes Vorurteil sein, doch es wird auf keiner Messe soviel Bier getrunken, wie auf einer Baumesse. Anderes Beispiel, viele Besucher, die auf Modemessen gehen, erwarten auf dem Messestand eines Markenartiklers für junge Mode, dass Sie dort eine Sängerin oder einen Sänger aus der Popmusik antreffen.

Legen Sie die Schwerpunkte Ihres Ausstellungsprogramms fest. Legen Sie fest, welche Dienstleistungen Sie bevorzugt vorstellen wollen.

Auf dem Messestand benötigen Sie Kommunikationsmittel, definieren Sie diese und informieren Sie den Messebau frühzeitig über die Anschlüsse und deren Anzahl.

Ihr Messestand

Festlegung der Größe Ihres Messestandes. Dabei sind die Exponate und alle vorangegangenen Planungen unbedingt zu berücksichtigen. Entscheiden Sie auch, ob Ihr Messestand als Eckstand, Reihenstand, Blockstand oder Kopfstand gebaut werden soll.

Anmeldung zur Messeteilnahme. Achtung: Hier sind Fristen einzuhalten. Wer zu spät kommt, bekommt oftmals nur noch die Standflächen, die andere nicht wollten. Wer sich frühzeitig anmeldet kann zumindest Wünsche äußern.

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Planung und Organisation von Transporten hin und von der Messe zurück.

Planung und Organisation der Verpackung und Beschriftung für die Transporte.

Wenn erforderlich, müssen die Zollangelegenheiten geregelt werden und die genauen Abhol- und Liefertermine mit der Spedition vereinbart werden.

Der Abschluss von Versicherungen für folgende Risiken ist empfehlenswert: Warentransportversicherung, Feuer-und Haftpflicht, sowie eine Diebstahlversicherung.

Vor und während einer Messe und im direkten Zusammenhang mit ihr, treten viele verschiedene Risiken auf. Einige Risiken sind über Ihre Vertragspartner abgesichert. Sie sollten mit jedem Ihrer Vertragspartner klären, welche Risiken Sie selbst abzusichern haben.

Sie sollten des weiteren mit Ihrem Versicherungsberater sprechen und frühzeitig die Risiken für Ihre Messebeteiligung umfassend absichern.

Ein Messetraining empfehlen wir den Ausstellern, die Ihr Personal mit zur Messe nehmen sowie zusätzliches Personal, nur für die Zeit der Messe, auf dem Messestand beschäftigen.

Definieren Sie die zusätzlichen Verkaufshilfen und das Werbematerial. Geben Sie Ihre Bestellungen frühzeitig in Auftrag, damit zur Messe alles vorhanden ist.