Der ALPHA Service informiert über Messeplanung
Messeinformationen für Ihren Messeauftritt:
Ihre Aufgabe ist es, die nächste Messe zu planen? Wir empfehlen Ihnen die Verwendung nachfolgender Checkliste:
A ) Erstellen eines Messekonzeptes
- Inhalt des ersten Entwurfes
- Intension – Zielsetzung – Exponate ( Ausstellungsstücke )
- Standgröße – Standdesign – Standform ( Reihenstand, Eckstand, Kopfstand, Blockstand )
- Standaufteilung nach : Besprechungsbereich, Lager, Präsentation, VIP
- Standtechnik wie: Telefon, Internet, etc.
- Standpersonal ,Eigenes Personal, Fremdpersonal wie Hostessen
- Angebote von welchen Messebauern
- Budgetplanung für: Standfläche, Messebau, Grafik, Logistik, Hotel, Spesen.
B ) Interne Besprechung der Messeplanung
- Marketingleitung
- Verkaufsleitung
- Serviceleiter
- Produktmanager
Das Messekonzept wird der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgestellt.
C ) Schriftliche Kontaktaufnahme zu:
- Messeveranstalter, Bestellung der Standfläche, Größe und Art des Standes
- Transportunternehmen, Reiseplanung, Hotelreservierungen
- Nach Standbestätigung durch den Veranstalter : Briefing für Messebauer schreiben.
D ) Messeinformationen zum Thema Gespräche mit den Messebaufirmen.
- 3 Angebote reichen in der Regel aus !
- Briefing an ausgewählte Messebauer senden, telefonisch nachfragen, ob das Angebot zum gewünschten Termin vorliegen kann.
- Vorentwürfe ansehen, beurteilen, evtl. ändern. Budgetgespräche führen, um im Plan zu bleiben.
E ) Messeinformationen für Meetings
- Besprechung des Messekonzeptes unter Einbeziehung der Messebau – Angebote.
- Entscheidungsfindung für einen Messestandentwurf und Auftragserteilung.
- Aufgabenbesprechung, – Verteilung – und Terminabsprachen.
F ) Aktionen, Kommunikation
- Anmeldung Wasser, Strom , Kommunikationstechnik
- Mailings, Einladungen, Anzeigen im Internet, Messekataloge, Fachzeitschriften
- Einladungen vorbereiten und versenden
- Prospekterstellung
- Pressearbeit PR, Artikel, Pressekonferenz
G ) Messeinformationen für Technik
- Aufstellung aller Exponate sowie aller Geräte die auf dem Stand benötigt werden
- Übersicht der benötigten Software
- Verfügbarkeitsprüfung der aufgelisteten Technik
- Order, Anmeldung sowie Organisation des Transportes
H ) Sonstige Messeinformationen
- Messeinformationen für Mitarbeiter
- Fragebögen
- Anwesenheitslisten
- Messeberichten
- Namensschildern
- Vorbereitung des Begleitprogramms