Messeinformationen

Der ALPHA Service informiert über Messeplanung

Messeinformationen für Ihren Messeauftritt:

Ihre Aufgabe ist es, die nächste Messe zu planen? Wir empfehlen Ihnen die Verwendung nachfolgender Checkliste:

A ) Erstellen eines Messekonzeptes

  • Inhalt des ersten Entwurfes
  • Intension – Zielsetzung – Exponate ( Ausstellungsstücke )
  • Standgröße – Standdesign – Standform ( Reihenstand, Eckstand, Kopfstand, Blockstand )
  • Standaufteilung nach : Besprechungsbereich, Lager, Präsentation, VIP
  • Standtechnik wie: Telefon, Internet, etc.
  • Standpersonal ,Eigenes Personal, Fremdpersonal wie Hostessen
  • Angebote von welchen Messebauern
  • Budgetplanung für: Standfläche, Messebau, Grafik, Logistik, Hotel, Spesen.

B ) Interne Besprechung der Messeplanung

  • Marketingleitung
  • Verkaufsleitung
  • Serviceleiter
  • Produktmanager

Das Messekonzept wird der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgestellt.

C ) Schriftliche Kontaktaufnahme zu:

  • Messeveranstalter, Bestellung der Standfläche, Größe und Art des Standes
  • Transportunternehmen, Reiseplanung, Hotelreservierungen
  • Nach Standbestätigung durch den Veranstalter : Briefing für Messebauer schreiben.

D ) Messeinformationen zum Thema Gespräche mit den Messebaufirmen. 

  • 3 Angebote reichen in der Regel aus !
  • Briefing an ausgewählte Messebauer senden, telefonisch nachfragen, ob das Angebot zum gewünschten Termin vorliegen kann.
  • Vorentwürfe ansehen, beurteilen, evtl. ändern. Budgetgespräche führen, um im Plan zu bleiben.

E ) Messeinformationen für Meetings

  • Besprechung des Messekonzeptes unter Einbeziehung der Messebau – Angebote.
  • Entscheidungsfindung für einen Messestandentwurf und Auftragserteilung.
  • Aufgabenbesprechung, – Verteilung – und Terminabsprachen.

F ) Aktionen, Kommunikation

  • Anmeldung Wasser, Strom , Kommunikationstechnik
  • Mailings, Einladungen, Anzeigen im Internet, Messekataloge, Fachzeitschriften
  • Einladungen vorbereiten und versenden
  • Prospekterstellung
  • Pressearbeit PR, Artikel, Pressekonferenz

G ) Messeinformationen für Technik

  • Aufstellung aller Exponate sowie aller Geräte die auf dem Stand benötigt werden
  • Übersicht der benötigten Software
  • Verfügbarkeitsprüfung der aufgelisteten Technik
  • Order, Anmeldung sowie Organisation des Transportes

H ) Sonstige Messeinformationen

  • Messeinformationen für Mitarbeiter
  • Fragebögen
  • Anwesenheitslisten
  • Messeberichten
  • Namensschildern
  • Vorbereitung des Begleitprogramms