Der ALPHA Service informiert über Messeplanung

Ihre Aufgabe ist es, die nächste Messe zu planen? Na dann viel Spaß! Wir empfehlen Ihnen die Verwendung nachfolgender Checkliste... soll hilfreich sein.

A) Erstellen eines Messekonzeptes

- Inhalt des ersten Entwurfes

- Intension - Zielsetzung - Exponate ( Ausstellungsstücke )

- Standgröße - Standdesign - Standform ( Reihenstand, Eckstand, Kopfstand,Blockstand )

- Standaufteilung nach : Besprechungsbereich, Lager, Präsentation, VIP

- Standtechnik wie: Telefon, Internet, Fax

- Standpersonal ,Eigenes Personal, Fremdpersonal wie Hostessen

- Angebote von welchen Messebauern

- Budgetplanung für: Standfläche, Messebau, Grafik, Logistik, Hotel, Spesen.

B ) Interne Besprechung der Messeplanung

- Leiter Marketing

- Leiter Verkauf

- Leiter Service

- Produktmanager

Das Messekonzept wird der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgestellt.

C ) Schriftliche Kontaktaufnahme zu:

- Messeveranstalter, Bestellung der Standfläche, Größe und Art des Standes

- Transportunternehmen, Reiseplanung, Hotelreservierungen

- Nach Standbestätigung durch den Veranstalter : Briefing für Messebauer schreiben.

D ) Gespräche mit den Messebaufirmen.  3 Angebote reichen in der Regel aus !

- Briefing an ausgewählte Messebauer senden, telefonisch nachfragen, ob das  Angebot zum gewünschten Termin vorliegen kann.

- Vorentwürfe ansehen, beurteilen, evtl. ändern. Budgetgespräche führen, um im Plan zu bleiben.

E ) Meetings

- Besprechung des Messekonzeptes unter Einbeziehung der Messebau - Angebote.

- Entscheidungsfindung für einen Messestandentwurf und Auftragserteilung.

- Aufgabenbesprechung, - Verteilung - und Terminabsprachen.

F ) Aktionen, Kommunikation

- Anmeldung Wasser, Strom , Kommunikationstechnik

- Mailings, Einladungen, Anzeigen im Internet, Messekataloge,Fachzeitschriften

- Einladungen vorbereiten und versenden

- Prospekterstellung

- Give aways

- Pressearbeit PR, Artikel, Pressekonferenz

G ) Technik

- Aufstellung aller Exponate

- Aufstellung aller Geräte die auf dem Stand benötigt werden

- Aufstellung der benötigten Software

- Verfügbarkeitsprüfung der aufgelisteten Technik

- Order, Anmeldung, Organisation des Transportes

H ) Sonstiges

 - Fertigen von Mitarbeiterinformationen

- Fertigen von Fragebögen

- Fertigen von Anwesenheitslisten

- Fertigen von Messeberichten

- Fertigen von Namensschildern

- Vorbereitung des Begleitprogramms


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